Kemampuan Pemantauan dalam Safety Resillience

Kemampuan Pemantauan (Monitor) dalam Safety Resillience

Oleh: Muhyidin, SKM

Dalam konsep Safety Resilience atau Keselamatan yang Berketahanan memiliki 4 aspek yang harus dipenuhi yaitu Learn, Respond, Monitor dan Anticipate.

• Learn merupakan upaya organisasi meningkatkan kinerja sehari-hari dengan cara belajar dari hal yang positif (what goes right) maupun belajar dari hal yang negatif (what goes wrong).
• Respond merupakan upaya organisasi meningkatkan kinerja sehari-hari dengan cara merespon terhadap ancaman (threats) dan peluang (opportunities).
• Monitor merupakan upaya organisasi meningkatkan kinerja sehari-hari dengan cara memonitor / memantau apa yang terjadi di luar organisasi (externally) dan di dalam organisasi (internally).
• Anticipate merupakan upaya organisasi meningkatkan kinerja sehari-hari dengan cara mengatisipasi perubahan jangka panjang terhadap permintaan /  tuntutan (demands) dan sumber daya yang ada (resources).

Pada tulisan ini saya ingin fokus ke aspek Monitor saja.

Kemampuan Monitor Organisasi

Tujuan pemantauan (monitor) adalah untuk mengawasi apa yang terjadi di lingkungan eksternal operasi dan di dalam (internal) organisasi itu sendiri. Sebuah organisasi harus sesiap mungkin untuk apa yang bisa terjadi untuk mempertahankan keberadaan organisasi tersebut dan itu membutuhkan pemantauan. Kurangnya pengetahuan tentang apa yang terjadi di luar dan dalam organisasi, tidak mengetahui keadaan atau kesiapan organisasi, akan menghambat potensi untuk merespons. Mengetahui apa yang harus dicari, atau mampu memantau apa yang berubah, atau mungkin berubah, begitu banyak dalam waktu dekat sehingga memerlukan tanggapan. Pemantauan harus mencakup kinerja sistem itu sendiri serta perubahan lingkungan. Ini adalah kemampuan untuk mengatasi hal yang bersifat kritikal (Hollnagel, 2015).

Kemampuan merespon organisasi juga tergantung pada kemampuan memonitor. Tanpa proses monitor, sistem harus selalu dalam keadaan siaga tinggi untuk setiap kemungkinan kondisi di mana respons telah disiapkan. Itu tidak mungkin dan tidak masuk akal (dari sudut pandang ekonomi atau produktivitas). Tanpa pemantauan, tanpa semacam peringatan dini, setiap situasi akan menjadi kejutan. Itu jelas bukan kondisi yang berkelanjutan (Hollnagel, 2015).

Pemantauan yang dilakukan organisasi dapat didasarkan pada indikator atau tren. Indikator (dari kata Latin indicō yang berarti ‘menunjukkan’) adalah sinyal, tanda atau simbol yang mewakili nilai saat ini, besaran atau arah sesuatu. Tren adalah kecenderungan umum dari suatu peristiwa yang diukur dari waktu ke waktu, misalnya bahwa suatu nilai tumbuh atau berkurang. Di mana indikator memberi tahu organisasi apakah ambang batas telah tercapai sedangkan tren memberi tahu organisasi bahwa ambang batas dapat atau akan dicapai dalam waktu dekat (di masa depan) jika perkembangan yang mendasari berlanjut dengan cara saat ini. Pemantauan mungkin sering memerlukan sensor, peralatan, atau teknologi khusus, terutama ketika proses fisik atau fisiologis terlibat. Pemantauan dapat dilakukan secara lokal atau jarak jauh; dalam kasus terakhir akses ke teknologi komunikasi dan saluran transmisi sangat penting. Pemantauan dalam banyak kasus bergantung pada orang sebagai sensor atau penafsir, paling tidak jika fokusnya adalah pada proses sosial atau organisasi.

Kemampuan monitoring dilakukan untuk mengukur dan memantau kinerja HSE baik internal maupun eksternal perusahaan. Kemampuan monitoring ini akan meningkatkan juga kemampuan sistem untuk mengatasi kemungkinan risiko dan peluang yang muncul dalam waktu dekat. Pada umumnya, setiap kegiatan monitoring akan memerlukan data yang valid dan juga indikator yang tepat, seperti HSE Leading dan Lagging Indicator. Tujuan utama dari indikator kinerja adalah untuk memberikan dasar untuk mengetahui bagaimana sebuah organisasi, atau proses, melakukan. Untuk tujuan itu, masuk akal untuk membedakan antara tiga jenis indikator kinerja: (1) lagging indikator (indikator akhir), yang mengacu pada apa yang telah terjadi atau keadaan organisasi di masa lalu; (2) current indikator (indikator saat ini), yang mengacu pada apa yang terjadi sekarang atau organisasi keadaan saat ini dan (3) leading indicator (indikator awal), yang mengacu pada apa yang mungkin terjadi atau untuk kemungkinan keadaan organisasi di masa depan (Hollnagel, 2018).

• Lagging indicator mengacu pada data yang terdaftar atau dikumpulkan di masa lalu baik untuk tujuan pemantauan atau untuk tujuan lain. Lagging indicator dapat digunakan pada tahap selanjutnya, setelah fakta, untuk memahami apa yang telah terjadi. Indikator lagging juga dapat mencakup data agregat yang menggambarkan perkembangan historis atau mendokumentasikan tren. Contoh indikator lagging adalah statistik peristiwa, tren, dll. Indikator lagging sering digunakan sebagai alasan untuk menyesuaikan fungsi setelah gangguan.
• Current indicator menunjukkan keadaan organisasi saat ini – ‘sekarang’; contoh indikator saat ini (current indicator ) adalah tingkat produksi, tingkat sumber daya atau inventaris, jumlah pesawat di suatu sektor, jumlah pasien di ruang tunggu, cadangan bahan bakar, arus kas, dll. Pemantauan menggunakan indikator saat ini untuk menyesuaikan kinerja selama operasi. Ini juga dikenal sebagai umpan balik (kontrol).
• Leading indicator tentu saja bukanlah ukuran aktual dari keadaan masa depan karena hal itu secara fisik tidak mungkin. Sebaliknya, leading indicator adalah interpretasi pengukuran keadaan saat ini dan masa lalu sehubungan dengan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Dengan cara ini, pengukuran digunakan sebagai prediktor, bukan sebagai status atau indikator kinerja. Contoh indikator utama adalah interpretasi gabungan dari sumber daya yang tersedia, status teknis komponen kritis keselamatan dan waktu yang tersedia.

Ada beberapa pertanyaan diajukan sehubungan prinsip Safety Resiliance, dalam kaitannya dengan pemantauan (monitoring), apakah prosedur yang diterapkan memastikan pemantauan perusahaan secara permanen. Pertanyaan yang digunakan untuk mendiagnosis pemantauan (monitoring) landasan dalam konsep Resilliance Engineering :

1. Apakah manajemen melakukan inspeksi keselamatan secara berkala di tempat kerja?
2. Apakah karyawan merasa bertanggung jawab atas keselamatan mereka sendiri dan rekan kerja mereka dalam pekerjaan sehari-hari?
3. Apakah tujuan dan tindakan K3 dipantau sehubungan dengan keakuratannya terkait dengan perubahan kondisi kerja?
4. Apakah perusahaan melakukan pemantauan berkelanjutan, karyawan memegang izin sah yang diperlukan untuk melakukan tugas tertentu?
5. Apakah karyawan dibekali dengan pengetahuan terkini tentang risiko untuk melakukan pekerjaan dengan aman jika diperlukan setiap kali sebelum memulai pekerjaan?
6. Apakah karyawan terus didorong untuk melakukan pekerjaan dengan aman dan melaporkan bahaya yang diamati dan kejadian berbahaya?
7. Apakah karyawan memiliki kesempatan untuk melaporkan bahaya dan kejadian berbahaya yang mereka amati (misalnya, daftar periksa, kotak drop)?
8. Apakah bahaya yang diamati dan kejadian berbahaya tunduk pada pemantauan berkelanjutan untuk menjaga risiko kerja pada tingkat yang dapat diterima?
9. Apakah prosedur yang berkaitan dengan kesiapsiagaan dan tanggapan terhadap kecelakaan di tempat kerja dan kegagalan (misalnya, alarm kebakaran, pelatihan pertolongan pertama reguler) diuji dalam lingkungan operasional yang disimulasikan?
10. Apakah subkontraktor diverifikasi sehubungan dengan kepatuhan mereka terhadap undang-undang dan persyaratan keselamatan di organisasi?
11. Apakah status lingkungan kerja dipantau secara berkelanjutan?

Contoh Program Pemantauan (Monitor) di Tempat Kerja

1.Program Eksternal Monitoring

a. Monitoring Covid-19

Di tengah kondisi pandemi Covid-19 saat ini, organisasi perlu melakukan monitoring kondisi eskternal yang dapat mempengaruhi organisasi. Beberapa penelitian memprediksi pandemi ini akan berlangsung lama. Maka organisasi perlu memantaunya, misalnya untuk merencanakan program pencegahan Covid-19 di tempat kerja seperti program Rapid Test dan online screening bagi karyawan/kontraktor yang akan melaksanakan WFO (work from office), rencana program vaksinasi melalui program vaksinasi Gotong Royong dan program lainnya seperti penyediaan masker, sabun, hand sanitizer, poster & media komunikasi lainnya di tempat kerja.

Program-program di atas memerlukan perencanaan dari organisasi mulai dari keuangan, sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Komitmen manajemen puncak dan dukungan dari semua elemen organisasi agar organisasi bisa tetap berjalan dengan baik. Pembentukan tim Gugus Tugas untuk memonitor perkembangan Covid-19 dan bagaimana organisasi meresponnya dengan cepat sangat diperlukan. Koordinasi dengan Gugus Tugas daerah tempat organisasi berada serta pelaporan dan penanganannya jika ada karyawan/kontraktor/keluarga yang terinfeksi Covid-19 bisa ditangani dengan cepat.

b. Monitoring Peraturan & Standar Terbaru

Peraturan perundangan yang dikeluarkan oleh pemerintah perlu dipantau terutama yang dapat mempengaruhi organisasi. Sebagai contoh Undang-Undang Cipta Kerja dan Peraturan Pelaksana di bawahnya perlu dimonitor sehingga organisasi bisa mengantisipasi kegiatan/program yang akan ditempuh ke depannya. Undang-Undang yang mempengaruhi organisasi seperti terkait perizinan, perpajakan, tenaga kerja, lingkungan hidup, sistem pengupahan, dan lainnya perlu dimonitor dan disiapkan mitigasinya oleh organisasi. Begitu juga dengan standar lainnya, misalnya sertifikasi OHSAS 18001 yang sudah diganti dengan ISO 45001 dengan masa transisinya, standar teknis engineering di industri pada organisasi sejenis dan lainnya sebagainya perlu dimonitor dengan baik oleh organisasi. Program monitor yang baik akan membuat organisasi tersebut menjadi lebih siap menghadapinya karena sudah ada persiapan sebelumnya.

c. Monitoring Situasi Keamanan & Ketertiban

Organisasi juga perlu memonitor situasi keamanan dan ketertiban yang bisa mempengaruhi keselamatan dan keamanan karyawan. Monitoring bisa dilaksankn dengan koordinasi dengan Kepolisian atau instansi pemerintah lainnya. Misalnya ketika ada kejadian gangguan keamanan di suatu daerah tertentu, maka organisasi perlu memberikan travel warning kepada karyawan untuk tidak berkunjung ke daerah tersebut. Contoh lainnya yaitu jika terjadi demonstrasi di tempat lain maupun di area kerja perusahaan, maka organisasi perlu memonitor dan menyiapkan langkah-langkah yang tepat dalam menghadapinya.

2. Program Internal Monitoring

Program internal monitoring dapat terbagi menjadi 3, yaitu:

a. Lagging indicator

Organisasi perlu memonitor lagging indicator  yang telah disepakati dan disetujui oleh manajemen puncak. Lagging indicator dipasang di area pintu/gerbang utama kantor/lapangan orgnisasi berada dan di update secara rutin, misalnya tiap bulan, sehingga setiap orang yang masuk (karyawan, kontraktor, dan visitor) bisa melihatnya. Selain dipasang di pintu masuk, lagging indicator juga bisa ditampilkan di intranet, sehingga organisasi bisa memonitor lagging indicator tersebut setiap membuka intranet perusahaan/organisasi. Berikut ini contoh lagging indicator yang ada di perusahaan geothermal secara korporasi:

• Fatality (kasus kecelakaan yang menyebabkan kematian)
• Loss Time Injury case (kasus kecelakaan yang menyebabkan hilangnya jam kerja)
• Motor Vehicle Crash case (kasus kecelakaan kendaraan bemotor)
• Environmental Pollution Case (kasus pencemaran lingkungan)
• Administrative Sanction and Law Suit (sanksi administrasi dan tuntutan hukum)

b. Current indicator

Organisasi perlu memonitor current indicator untuk melihat sejauh mana performa organisasi saat ini. Monitor diperlukan untuk memastikan sasaran yang ingin dicapai berada di jalur yang tepat, sehingga apabila ada deviasi maka bisa dilakukan penyesuaian dan tindakan yang perlu diambil. Misalnya untuk sektor konstruksi, aktifitas monitoring ini bisa dilakukan secara daring sehingga setiap karyawan bisa melihat progres detail proyek yang sedang dilakukan selama proses konstruksi.

Sementara itu untuk organisasi di sektor sektor pembangkit listrik, monitoring current indicator dilakukan secara real time untuk melihat performa Power Plant. Berikut ini contoh indikator yang bersifat kritikal pada industri geothermal (seperti konsumsi uap, tekanan turbin, suhu turbin, tekanan kondensor, laju alir uap, dll) yang dimonitor setiap hari. Program monitoring ini dilakukan oleh operator di lapangan dan bisa dilihat oleh tim lainnya seperti engineering dan maintenance serta pimpinan organisasi terkait lainnya yang diberikan akses. Apabila muncul alarm indikator, maka bisa dilakukan upaya perbaikan secara lebih cepat.

Untuk aspek keselamatan, monitoring lingkungan konsentrasi gas H₂S di area sumur dan menara pendingin (cooling tower) serta monitoring sistem proteksi kebakaran sprinkler system  juga dibuat secara real time dan bisa dilihat dari control room yang beroperasi 24 jam. Jika alarm tersebut berbunyi dan terdeteksi di ruang control room, maka operator bisa langsung melakukan tindakan yang cepat untuk meresponnya.

c. Leading indicator

Leading indicator ini dimaksudkan untuk memprediksi terjadinya peristiwa di masa depan. Leading indicator adalah tindakan proaktif, preventif, dan prediktif yang memberikan informasi tentang kinerja efektif kegiatan program keselamatan dan kesehatan yang dapat mendorong pengendalian bahaya di tempat kerja. Beberapa leading indicator yang perlu dimonitor diantaranya:

• Tingkat partisipasi pekerja dalam kegiatan program
• Jumlah saran keselamatan karyawan
• Jumlah bahaya, nyaris celaka, dan kasus pertolongan pertama yang dilaporkan
• Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menanggapi laporan
• Jumlah dan frekuensi penelusuran manajemen
• Jumlah dan tingkat keparahan bahaya yang diidentifikasi selama inspeksi
• Jumlah pekerja yang telah menyelesaikan pelatihan keselamatan dan kesehatan kerja yang dipersyaratkan
• Penyelesaian tindakan korektif tepat waktu setelah bahaya di tempat kerja diidentifikasi atau insiden terjadi
• Penyelesaian tepat waktu dari kegiatan pemeliharaan preventif yang direncanakan
• Pendapat pekerja tentang efektivitas program yang diperoleh dari iklim keselamatan atau survei opini keselamatan

Leading indicator ini perlu direview secara periodik oleh manajemen puncak dan dipasang di intranet organisasi sehingga setiap karyawan bisa melihatnya. Leading indicator juga bisa dipasang di area depan pintu/gerbang kantor/lapangn organisasi berada. Leading indicator umumnya berdampingan dengan lagging indicator untuk dimonitor secara berkala.

Referensi

• Hollnagel, Erik. (2015). Introduction to the Resilience Analysis Grid (RAG).
• Hollnagel, Erik. (2018). Safety-II in Practice: Developoing the Resilience Potentials. Routledge, Taylor & Francis Group. London and New York. ISBN: 978-1-315-20102-3
• Małzorgata, Peciłło. (2016). The Resilience Engineering Concept in Enterprises with and without Occupational Safety and Health Management Systems. Safety Science, 82, 190-198