7 Elemen Inti dalam Keberhasilan Manajemen K3

7 Elemen Inti dalam Keberhasilan Manajemen K3

Oleh: Muhyidin, SKM, MKKK

Menurut Occupational Safety and Health Administration (OSHA), dalam upaya mencapai keberhasilan manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), terdapat 7 elemen inti yang harus dimiliki dalam suatu organisasi dalam rangka upaya proaktif mengelola K3 di tempat kerja. Pendekatan tradisional yang bersifat reaktif, yang biasanya baru menerapkan upaya K3 ketika terjadi insiden / kecelakaan di tempat kerja atau adanya temuan inspeksi baik internal maupun eksternal (misalnya dari otoritas terkait).

Manfaat Menerapkan Manajemen K3 Secara Proaktif

Berikut ini beberapa manfaat yang didapatkan oleh Pengusaha ketika menerapkan manajemen K3 secara proaktif dan secara terus-menerus melakukan perbaikan yang terus-menerus dalam penerapannya:

• Mencegah cedera, penyakit, dan kematian di tempat kerja, serta penderitaan dan kesulitan keuangan yang dapat ditimbulkan oleh peristiwa ini bagi pekerja, keluarga mereka, dan majikan mereka (pengusaha).
• Peningkatan kualitas produk, proses, dan layanan.
• Semangat kerja yang lebih baik.
• Peningkatan perekrutan dan retensi karyawan.
• Citra dan reputasi yang lebih baik (kesan yang baik di mata pelanggan, pemasok, dan masyarakat).

Hasil studi yang dilakukan di Ohio pada tahun 2011 menunjukkan bahwa perusahaan yang telah menerapkan manajemen K3 sesuai rekomendasi OSHA, terdapat penurunan klaim kompensasi sebesar 52%, biaya klaim turun 80%, dan rata-rata jam kehilangan jam kerja berkurang 87%. Menurut Leigh, J.P. (2011), dengan mengimplementasikan program K3, perusahaan dapat menghindari biaya tidak langsung dari kecelakaan di tempat kerja seperti kehilangan jam kerja karena berhentinya pekerjaan dan investigasi, pelatihan & hal terkait lainnya untuk mengganti pekerja yang terluka, kehilangan / kerusakan material/ mesin/ properti. Biaya tidak langsung ini diestimasi minimal 2,7 kali dari biaya langsung dari kecelakaan tersebut.

7 Elemen Inti Program K3 yang Direkomendasikan

Berikut ini 7 elemen inti program K3 yang direkomendasikan oleh OSHA (2016):

1. Management Leadership / Kepemimpinan Manajemen

• Manajemen puncak menunjukkan komitmennya terhadap peningkatan berkelanjutan dalam keselamatan dan kesehatan, mengomunikasikan komitmen tersebut kepada pekerja, dan menetapkan harapan dan tanggung jawab program.
• Manajer di semua tingkatan menjadikan keselamatan dan kesehatan sebagai nilai inti organisasi, menetapkan tujuan dan sasaran keselamatan dan kesehatan, menyediakan sumber daya dan dukungan yang memadai untuk program, dan memberikan contoh yang baik.

2. Worker Participation / Partisipasi Pekerja

• Pekerja dan perwakilan mereka terlibat dalam semua aspek program—termasuk menetapkan tujuan, mengidentifikasi dan melaporkan bahaya, menyelidiki insiden, dan melacak kemajuan.
• Semua pekerja, termasuk kontraktor dan pekerja sementara, memahami peran dan tanggung jawab mereka di bawah program dan apa yang perlu mereka lakukan untuk melaksanakannya secara efektif.
• Pekerja didorong dan memiliki sarana untuk berkomunikasi secara terbuka dengan manajemen dan untuk melaporkan masalah keselamatan dan kesehatan tanpa takut akan pembalasan.
• Setiap hambatan atau hambatan potensial untuk partisipasi pekerja dalam program (misalnya, bahasa, kurangnya informasi, atau disinsentif) dihilangkan atau ditangani.

3. Hazard Identification & Assessment / Identifikasi & Penilaian Bahaya

• Ada prosedur untuk terus mengidentifikasi bahaya di tempat kerja dan mengevaluasi risiko.
• Bahaya keselamatan dan kesehatan dari situasi rutin, nonrutin, dan darurat diidentifikasi dan dinilai.
• Penilaian awal bahaya yang ada, paparan, dan tindakan pengendalian diikuti dengan inspeksi dan penilaian ulang berkala, untuk mengidentifikasi bahaya baru.
• Setiap insiden diselidiki dengan tujuan mengidentifikasi akar penyebabnya.
• Bahaya yang teridentifikasi diprioritaskan untuk dikendalikan.

4. Hazard Prevention & Control / Pencegahan & Pengendalian Bahaya

• Pengusaha dan pekerja bekerja sama untuk mengidentifikasi dan memilih metode untuk menghilangkan, mencegah, atau mengendalikan bahaya di tempat kerja.
• Kontrol dipilih menurut hierarki yang menggunakan solusi rekayasa terlebih dahulu, diikuti oleh praktik kerja yang aman, kontrol administratif, dan terakhir alat pelindung diri (APD).
• Sebuah rencana dikembangkan untuk memastikan bahwa pengendalian diterapkan, perlindungan sementara diberikan, kemajuan dilacak, dan efektivitas pengendalian diverifikasi.

5. Education & Training / Edukasi & Pelatihan

• Semua pekerja dilatih untuk memahami bagaimana program bekerja dan bagaimana melaksanakan tanggung jawab yang diberikan kepada mereka di bawah program.
• Pengusaha, manajer, dan penyelia menerima pelatihan tentang konsep keselamatan dan tanggung jawab mereka untuk melindungi hak-hak pekerja dan menanggapi laporan dan kekhawatiran pekerja.
• Semua pekerja dilatih untuk mengenali bahaya di tempat kerja dan memahami tindakan pengendalian yang telah diterapkan.

6. Program Evaluation & Improvement / Program Evaluasi & Peningkatan

• Tindakan pengendalian dievaluasi secara berkala untuk efektivitasnya.
• Proses ditetapkan untuk memantau kinerja program, memverifikasi pelaksanaan program, dan mengidentifikasi kekurangan program dan peluang untuk perbaikan.
• Tindakan yang diperlukan diambil untuk meningkatkan program dan kinerja keselamatan dan kesehatan secara keseluruhan.

7. Communication & Coordination for Host Employers, Contractors, and Staffing Agencies / Komunikasi & Koordinasi antara Pengusaha, Kontraktor, dan Agen Kepegawaian

• Pemberi kerja / pengusaha, kontraktor, dan agen kepegawaian tuan rumah berkomitmen untuk memberikan tingkat perlindungan keselamatan dan kesehatan yang sama kepada semua karyawan.
• Pemberi kerja, kontraktor, dan agen staf mengomunikasikan bahaya yang ada di tempat kerja dan bahaya yang mungkin ditimbulkan oleh pekerja kontrak di tempat kerja.
• Pemberi kerja tuan menetapkan spesifikasi dan kualifikasi untuk kontraktor dan agen kepegawaian.
• Sebelum mulai bekerja, pengusaha, kontraktor, dan agen kepegawaian berkoordinasi dalam perencanaan dan penjadwalan kerja untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan setiap konflik yang dapat mempengaruhi keselamatan atau kesehatan.

Dari 7 Elemen Inti dalam Manajemen K3, Elemen Mana yang Paling Penting?

Menurut saya, elemen paling utama/penting dari 7 elemen inti dalam manajemen K3 yaitu Management Leadership / Kepemimpinan Manajemen.  Kepemimpinan manajemen merupakan pemilik bisnis, manajer, dan supervisor yang memberikan kepemimpinan, visi, misi dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan program keselamatan dan kesehatan kerja (K3) yang efektif. Kebijakan K3 yang tertulis merupakan salah satu bukti dari manajemen puncak / top management yang memuat visi, misi, komitmen, sasaran dan tujuan K3 yang ingin dicapai. Kebijakan dan standar prosedur operasi (SOP / standard operational procedure) yang K3 telah disahkan oleh pimpinan / manajemen maka barulah mengkomunikasikan komitmen tersebut dengan menyebarluaskannya kepada seluruh pekerja/buruh, tamu, kontraktor, pemasok, pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya. Komitmen manajemen harus diperkuat dengan mempertimbangakan aspek K3 dalam pertimbangan bisnisnya, termasuk dalam pemilihan kontraktor dan vendor, pembelian barang/material, desain fasilitas dan modifikasinya. Manajemen harus terlihat dalam operasional perusahaan dan menjadi contoh dalam mematuhi prosedur K3. 

Beberapa contoh dari program Kepemimpinan Manajemen yaitu:

1. Melakukan kunjungan rutin ke lapangan
2. Pada setiap rapat, terdapat pesan K3 (safety moment) sebelum memulai rapat 
3. Melakukan evaluasi pencapaian target K3 secara rutin dan memberikan dukungan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai target K3 tersebut.
4. Manajemen juga berkomunikasi dua arah dan terbuka dengan semua pekerja
5. Memberikan reward/penghargaan kepada pekerja sebagai bentuk penghargaan kepada pekerja yang komitmen terhadap K3 (misalnya pada pelaporan nearmiss dan hazard observation dari karyawan/kontraktor) atau tercapainya target K3 yang dicanangkan sebelumnya (misalnya saat berhasil mempertahankan sertifikasi SMK3 bendera emas dan pencapaian zero accident award dari Kemenakertrans).

Ketujuh elemen tersebut sangat penting dan saling terkait satu sama lainnya (sistem yang terintegrasi). Jika salah satu elemen tidak dilakukan maka akan mempengaruhi elemen yang lain. Sebagai contoh, agar tumbuh partisipasi dari pekerja dalam K3, maka pekerja tersebut perlu diberikan edukasi dan pelatihan terkait. Setiap hari, sebelum bekerja akan dilakukan toolbox meeting yang dipimpin oleh masing-masing supervisor/mandornya. Supervisor akan menyampaikan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan di hari tersebut, mengkaji JSA (job safety analysis) yang telah dibuat sebelumnya dan mendiskusikannya dengan semua pekerja. Pekerja diberikan kewenangan untuk menghentikan pekerjaan jika ada kondisi/hal yang dapat membahayakan dirinya/orang lain/properi/lingkungan. Kewenangan ini disebut RTS (right to stop). Setelah mendiskusikan JSA dan dipahami, maka semua pekerja termasuk supervisor menandatangani izin kerja dan JSA tersebut.  

Elemen yang paling sulit dilakukan dalam manajemen K3 yaitu partisipasi pekerja. Elemen ini memerlukan waktu dan usaha yang terus-menerus mulai dari pimpinan puncak hingga semua pekerja di lapangan. Pekerja perlu didorong, dimotivasi, dan diarahkan agar terus berpartisipasi aktif dalam K3 sehingga K3 menjadi suatu kebutuhan dari dalam diri mereka dan menjadi bagian di dalamnya. Partisipasi pekerja dapat tercipta jika terjadi komunikasi yang terbuka baik kepada pekerja tetap, pekerja sementara maupun kepada pekerja kontraktor dan supplier/pemasok. Untuk itu diperlukan proses CSMS (contractor safety management system) agar semua pihak termasuk kontraktor secara aktif berpartisipasi dalam program K3 dan secara formal masuk dalam KPI (key performance index) mereka seperti kunjungan manajemen, pelatihan K3 yang dilakukan, pelaporan incident/nearmiss/hazard observation, dll. 

Referensi

OSHA. 2016. Recommended Practices for Safety and Health Programs. US Occupational Safety and Health Administration (OSHA)